Auf dem Weg zur digitalisierten Verwaltung

Starke Wirtschaft am Niederrhein

Auf dem Weg zur digitalisierten Verwaltung

Bereits jetzt werden rund 400 Dienstleistungen im städtischen Serviceportal angeboten. Weitere werden hinzukommen.

Ein typisches Aktenarchiv, wie man es in vielen Verwaltungen noch findet. Tonnen von Papier sind, in zahllosen Ordnern eingeheftet, hier untergebracht. Sie sollen im Zuge des E- oder Smart Government verschwinden. Foto: Ralf Krieger

Die Digitalisierung der Stadtverwaltung hat seit Beginn des Jahres 2021 mit Blick auf die Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger weiter an Fahrt aufgenommen. Zur Förderung des Prozesses beschloss der Verwaltungsvorstand Ende 2020 unter Federführung der Beigeordneten Cigdem Bern die Digitalisierungsstrategie Verwaltung@ Krefeld. Digital und ordnete die internen Strukturen neu.

Seit Anfang 2021 steuert eine Arbeitsgruppe unter Beteiligung des Dezernates für Wirtschaft, Digitalisierung und Internationales das Thema „Smart Government“ und damit die digitale Transformation der Stadtverwaltung. Wichtige Handlungsfelder sind die Erweiterung des digitalen Dienstleistungs- und Kommunikationsangebotes sowie die digitale Unterstützung der internen Arbeitsabläufe von der Antragstellung bis zur jeweiligen Einzelfallentscheidung. Bis Ende 2022 sollen alle Dienstleistungen der Stadtverwaltung im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten online angeboten werden. Was auf dem Weg dahin die IT-Abteilung der Stadtverwaltung in den letzten Monaten so beschäftigt hat, zeigen einige Beispiele.

Formulare, Rechnungsbearbeitung, Aktenführung - alles elektronisch

Formularassistenten: Bereits seit dem vergangenen Herbst werden die elektronischen Dienstleistungen in einem städtischen Serviceportal gebündelt. Aktuell werden dort bereits rund 400 Dienstleistungen – nach Lebenslagen geordnet – angeboten. Für rund 170 Leistungen sind bereits elektronische Formularassistenten hinterlegt, die durch den Antrag führen und mit Hilfetexten die Antragstellung unterstützen.

Elektronische Rechnungsbearbeitung: Sie wurde Anfang 2021 bei der Stadtverwaltung eingeführt. Neben der Übersendung von elektronischen Rechnungen an die zentrale E-Mail-Adresse rechnung@krefeld.de der Stadt ist die Annahme voll elektronischer Rechnungen möglich. Bei rund 60 000 zu bearbeitenden Rechnungen jährlich erreicht die Stadtverwaltung hiermit eine beschleunigte Zahlungsabwicklung und leistet durch den papierlosen Prozess einen Beitrag zur Nachhaltigkeit.

Elektronische Aktenführung: Zur Beschleunigung der Bearbeitungsprozesse setzt die Stadtverwaltung systematisch auf die elektronische Aktenführung. Digitale Unterlagen sind für die Stadtverwaltung die Grundlage für viele weitere Service-Leistungen Dienste und ermöglichen orts- und zeitunabhängiges Arbeiten.

Geo-Daten: Die Stadtverwaltung verfügt über umfangreiche georeferenzierte Daten. Hier ergeben sich vielfältige Nutzungsmöglichkeiten und Anwendungsfälle. In besonderem Maße zeigt sich das Potenzial bei Evakuierungsmaßnahmen. Die Feuerwehr kann in solchen Fällen, ausschließlich für diesen Zweck, Geo-Daten und Einwohnerdaten des betroffenen Bereiches analysieren, um die Zahl der zu evakuierenden Personen, ihre Altersstruktur und ihre Staatsangehörigkeit zu ermitteln und die Räumung des betroffenen Gebietes zu organisieren.

Pandemie-IT: Gerade bei der Pandemie-Eindämmung und Kontaktverfolgung waren auch leistungsstarke IT-Systeme erforderlich. Ende 2020 gelang die Einführung der Anwendung Sormas als einheitliches System zur Verfolgung von Corona-Infektionsketten. Als NRW-Modellkommune wurde Krefeld an das sogenannte „IRIS Gateway“ angeschlossen. IRIS connect standardisiert die Datenübermittlung ans Gesundheitsamt, damit hier weniger vermeidbare Engpässe durch analoge Datenübertragung oder uneinheitliche Verfahren und Datenformate entstehen.

Unternehmerservice: Im Unternehmensportal werden schon seit einigen Jahren Informationen rund um den Wirtschaftsstandort, Ansprechpersonen und unternehmensbezogene Verwaltungsdienstleistungen angeboten, die natürlich durch das umfangreiche Online-Angebot von KREFELD BUSINESS maßgeblich ergänzt werden.